Как я создал систему в своем бизнесе

Как я вышел из процессов и поднял выручку в 8 раз за год, полный путь

Как мне удалось сделать туристическую компанию, которая работает без меня и пережила пандемию. Выжимка из 12 лет моего опыта в бизнесе.

Я понял, что в кризис выживает только антихрупкий бизнес.
И создал свой последний проект – «Центр Путешествий Просто», именно таким – антихрупким.

Под антихрупким бизнесом я понимаю:

• бизнес останется жить, если основатель не сможет уделять бизнесу больше 2-х часов в день,
• все сотрудники лично заинтересованы в прибыли.

Болячки, убившие мои предыдущие бизнесы

Какие проблемы я видел в своих компаниях раньше и которые я тогда не смог решить:

• я не мог поболеть,
• приказы не выполнялись или выполнялись невовремя,
• меня было некому заменить, а я уставал,
• я управлял по-интуиции, а не по цифрам,
• мне было непонятно, как вырасти в 10 раз,
• я не знал как тестировать гипотезы в маркетинге,

и многие многие многие другие проблемы, которые тогда казались мне нерешаемыми.

Как я решил перечисленные выше проблемы.

Что сделало в итоге «Центр Путешествий Просто» из арендованного стола федеральной сетью, которая работает без моего участия.

1. Я отказался от понятия «это не наша ответственность»

Меня всегда бесило, что сотрудников волнует в лучшем случае их рабочий стол. Я же всегда считал, что:

• ремонт в здании – это моя ответственность,
• чистота здания – это моя ответственность,
• порядок во дворе бизнес-центра – это моя ответственность.

Дорога, по которой клиент идет от метро – часть системы бизнеса.

Мы нашли способ привить такую культуру каждому сотруднику.
Сейчас в нашем бизнес-центре растут такие цветы:

2. Я сформировал миссию бизнеса

Миссия «Центра Путешествий Просто» – дать клиентам заниматься СВОИМИ делами.

Например: отправлять космонавтов на орбиту. А не анкеты заполнять и билеты на самолет искать.

Например, эта женщина - наш клиент, работает координатором на Байконуре. Без нее космонавты не улетят в космос. Нам важно освободить ее время и взять все оформление документов для визы на себя.

3. Я определил миссию каждого сотрудника

У каждого сотрудника компании ТОЖЕ есть своя миссия.
Например: освободить время директора и собственника для развития бизнеса.

4. Я настроил систему обратной связи от клиентов

Вести бизнес БЕЗ обратной связи от клиентов – это как вести машину с мутным лобовым стеклом.

После закрытия сделки клиент автоматически получает сообщения в Whatsapp с просьбой оставить отзыв, а в офисе висит такой постер:

Клиент может оставить отзыв лично мне, чтобы мы вместе с командой детально разобрались в ситуации.

А еще нельзя забывать об отзывах на 2ГИС, Гугл и Яндекс Картах:

5. Я систематизировал найм, мотивацию, обучение и стажировку

Сердце любой компании – это команда. В этом смысле мне повезло. Везет больше всех тем, кто много тренировался. За свою жизнь я провел 850 собеседований.

Рост до системного миллиона – это всегда найм, мотивация, обучение и адаптация. В одного – с ума сойдешь. Один в поле не воин.

6. Я перестал стесняться выделяться

Если в бизнесе вам хочется быть белой вороной – будьте ей.
Например, мы придумали концепцию, что клиенты должны сидеть на авиакреслах. Тогда я купил настоящий восьмой ряд из Боинга.

Многие спрашивают почему восьмой )
Открою секрет – история весьма прозаичная. Просто он дешевле, потому что не отклоняется спинка.

7. Я понял, что все действия влияют на показатели

Возвращаясь к креслам.
Такая фишка, как авиакресла в офисе, влияет на упоминаемость в сторис.

Клиенты удивляются и выкладывают фотки к себе в Инстаграм.
Этот показатель легко посчитать.

Поэтому мы сделали кресла максимально яркими. Мы обшили кресла желтой эко-кожей, заказали подголовники с логотипами и даже выдавали ожидающим клиентам бортовое питание.

В бортовое питание входили: кекс, сок, салфетка, жвачка. Детям давали раскраску. Потом посчитали, что это замедляет очередь, и отменили. Но может и вернем.

Не считаешь – не управляешь.

8. Я начал считать показатели в реальном времени

Я понял, что за каждым действием и бездействием сотрудника стоит какая-то цифра. И узнать о действиях или бездействии сотрудников тоже можно, если знаешь цифры.

Когда визовый офис работал – на экран в отделе продаж выводилось 22 показателя в реальном времени.

Всего в «Просто» мы считаем 120 показателей компании в недельном разрезе.

9. Я создавал систему готовой к стрессам

Уверен, что система должна быть готова к стрессам.
У нас уже был опыт преодоления кризисов и до корона-вирусной пандемии. Поэтому пандемия нас не сломала.

Система – это про баланс, без перекосов.
Систему можно заранее защитить и подготовить.
Стихийный бизнес – невозможно.

10. Я сконцентрировался на айдентике

Считаю, что айдентика очень важна.
Айдентика – это символ, который визуально связывает каждого сотрудника офиса в команду. Поэтому нахождение сотрудника в офисе у нас возможно ТОЛЬКО в бэйдже. Даже в выходной.

Кружки тоже должны быть фирменными.

11. Я отказался от общественной собственности. Потому что общественное = ничье

Абсолютно за каждый предмет в офисе кто-то должен нести ответственность.
То же относится и к действиям.

Общественное = бесхозное = ломается и портится.

Когда принтер общий – он чаще ломается. Проверено.

Кстати, проблему грязный кружек мы решили, подписав их на дне. По кружкам в раковине стало можно понять, кто не помыл. И кружки вдруг стали чистыми.

12. Я создал организующую схему и определил ответственных за каждый участок бизнеса

Организующая схема – святая святых системы компании.
В ней прописаны 43 роли и что создает каждая роль для общего успеха.
Это действие перевернуло мой бизнес.

Есть 2 версии организующей схемы:

• Краткая настенная версия
• Более полная, с полными параметрами ролей: что им нужно для работы, в чем это измеряется и так далее.

Каждая роль создает результат. И все результаты, как кусочки пазла, как ручейки, складываются в единый поток.

Как в автомобиле, потеря одной маленькой запчасти – и машина глохнет. И бесполезно при этом ремонтировать остальные части. Нужно просто установить ту, которой НЕТ.

Я не знаю проблемы, которую не может решить правильная организующая схема и правильно построенная система.

13. Я перестал прощать тех, кто становится «слабым звеном» в ключевой момент

Для этого я создал «Машину времени». На полках хранятся приказы.

1. 7 этажей = 7 дней на выполнение приказа.
2. Каждый день листок уходит вниз на этаж.
3. Доходим до нуля – расстаемся. Это заранее подписывается и проговаривается обеими сторонами.

Машина времени – крайний инструмент. Но важный для расстановки приоритетов.

14. Я стал давать распоряжения в письменном виде

Когда давал распоряжения в устном виде – результаты порой очень разнились с ожиданиями. Причем у обеих сторон )

Важно при составлении приказа описать измеримый результат. Причем фактами, цифрами и датами.

15. Я стал беспощаден к беспорядку

Порядок на столе = порядок в делах.

В «Просто» мы создали индивидуальные секции для хранения личных вещей. Так сотрудники меньше отвлекаются на социальные сети и другие раздражители.

16. Я автоматизировал все, до чего мог дотянуться

К примеру, мы разработали нейросеть, которая обрабатывает фотографии клиентов по требованиям консульства.

Раньше человек обрабатывал фотографию за 10-15 минут.
А нейронная сеть – за 10 секунд.
Нейросеть сама удаляет фон, размечает точки на лице, выставляет размеры и отправляет фото на печать.

Главная цель – экономить время клиента и персонала.

Время – невосполнимый ресурс.

Постскриптум

Когда я прихожу в компании своих клиентов по консалтингу – я обычно вижу не одну и не две проблемы. Я вижу хоровод проблем, каждая из которых тянет за собой другую. И так по кругу.

Лучше всего это отражает мем ниже:
«Бесполезно менять лампочки. Надо менять всё.»

За тем я и прихожу в ваши компании.
Потому что я хочу жить в мире других компаний, которым корона-кризис нипочем.

Для того, чтобы записаться на бесплатную диагностику вашего бизнеса через WhatsApp, нажми сюда