Евгения Тумина - перестала жить в рутине

Знакомьтесь, это Евгения Тумина.

Евгения - основатель школы Art and Shock school | Курсы 3D и Дизайна.

Точка А:

Женя пришла ко мне с запросом найти личного помощника и систематизировать ее бизнес.

На момент начала работы с Женей я полтора года был наставником ее партнера по бизнесу - Мартинаса Баркаускаса (отдельный кейс Мартина можно почитать тут).

У Жени и Мартина общий бизнес. И должно было быть единое видение развития компании. Беда в том, что Мартин занимался со мной 1,5 года и сильно обогнал Женю по части знаний в бизнесе.

Телега не едет на одном большом колесе и на одном маленьком.

Тогда я предложил позаниматься с Женей, чтобы подтянуть ее уровень в теоретической подготовке. Так они с Мартином могли бы говорить
на одном языке.

В компании Женя курирует производство, то есть сам продукт.

Из-за того, что проблема была в производстве, всегда были возвраты от недовольных студентов. А там, где есть возвраты, всегда действует правило: сколько не продавай, возвраты откатывают компанию на шаг назад.

В итоге, Женя жаловалась на следующие моменты:

• Нет порядка в делах - как в рабочих, так и в личных;
• Проблемы валятся, как снежный ком.

Нашей целью стало увеличить стоимость ее часа для компании, потому что она занималась всем подряд.

Точка Б:

Начали выстраивания системы компании в той части, за которую отвечает Женя.

Первый шаг, который мы сделали вместе с Женей, был найм ассистента. У Жени накопилось много задач, которые она хотела бы выполнить, но вечно не доходили руки. Это помогло ей выйти из “ловушки основателя”.

Подробно об этом я написал тут.

Также мы создали систему планирования личных дел. У Жени была проблема с планированием личного времени. Я дал ей систему по планированию - аналог GTD, который адаптировал под свои задачи. Это позволило не упускать идеи и задачи и переводить их в планы, которыми можно управлять и делегировать.

Следующим шагом мы поговорили про привычки и как ими управлять. В этом блоке я рассказал Жене, как достигать больших целей маленькими шагами. Мы поговорили о том, как работает мозг. Рассказал технику Помодоро, которая позволила Жене быть более эффективной.

Мы пересобрали орг. схему, определили, какие в компании должны быть отделы, разобрали типовые роли, ценный конечный продукт для каждого отдела, подробно составили Customer Journey Map для клиентов.

Создали путь клиента с момента обращения в школу дизайна до ее окончания и рекомендаций друзьям, т.е. прописали все касания клиента, определили зоны роста и наши слабые места. Составили четкий план по проработке.

Затем мы решили проблему с возвратами. В компании был большой процент отказов и возвратов. Следовательно, компания постоянно теряла на этом деньги.

Мы разобрали эту ситуацию. Выделили порядка 60 ролей для оффлайн и онлайн обучения, описали эти роли, выбрали измеримые результаты, цифры, KPI, настроили финансовую мотивацию.

Ситуация переломилась. Компания выросла по выручке на 40%.

Ввели безокладную систему мотивации. После введения KPI мы перевели сотрудников на безокладную систему мотивации. Выручку стали распределять по фондам (каждый фонд закрывает тот или иной тип трат. Если в фонде нет денег, значит, тратить другие деньги нельзя).

Мы передали часть финансового планирования сотрудникам. Сотрудники  стали сами составлять заявки на расходы и аргументировать эти расходы. На практике расходов стало меньше,  потому что по пустякам заявку заполнять сотрудникам не хочется.

Деньги в компании стали экономиться, расходы планироваться заранее. Перевод сотрудников на еженедельную оплату сильно повысил их мотивацию. Руководителем отдела продаж это подтвердили.

Также мы обсудили, как удержать персонал после перевода на безокладную оплату труда.

Рассказал о своем опыте перевода компании на безколадку: как распределять деньги из фондов по сотрудникам, как ввести в компанию грейды, как добавить к измеримым показателям неизмеримые, как ориентировать зарплату не только на качество выполнения работы, но и в целом на дисциплину компании.

Обсудили, какая нематериальная мотивация может быть у сотрудников.
Да-да, есть вещи, которые интересны сотрудникам, и это не деньги.

Рассказал, как выстроить долгосрочные и надежные отношения, а самое главное - честные и открытые. О чем разговаривать с сотрудниками на встречах.
Как провести время с пользой и для себя и для них.

По результатам:

• Навели порядок в отделе продаж,
• Усовершенствовали систему финансового планирования,
• Выстроили систему аналитики,
• Разобрали и усовершенствовали орг. схему,
• Прописали путь клиента, все его касания с кампанией,
• Поговорили про учет - в каком виде его вести, как выстроить, кто и как должен собирать необходимые данные,
• Ввели фонды.

Что было сделано в процессе наставничества?

1. Наняли личного помощника;
2. Создали систему планирования личных дел;
3. Пересобрали орг. схему;
4. Решили проблему с возвратами;
5. Ввели безокладную систему мотивации;
6. Обсудили, как удержать персонал после перевода на безокладную оплату труда.

Навыки, переданные в процессе наставничества:

• Разобрали, что такое HADI-циклы, MVP и метод Помидоро,
• Дал понимание системы личного планирования GTD,
• Определили, как ставить задачи, чтобы они выполнялись, как и где их фиксировать и как передавать их сотрудникам,
• Обсудили, что делегировать ассистенту и как защититься юридически, разобрали саму процедуру найма.

После проделанной работы Мартин и Женя попросили взять под шефство их руководителя отдела продаж.

И прокачать отдел продаж. Теперь уровень руководителей компании стал высоким, нужно подтянуть уровень сотрудников. Чем мы сейчас и занимаемся.

Для того, чтобы записаться на бесплатную диагностику твоей ситуации через WhatsApp, нажми сюда.